Privacyverklaring

1. Algemeen

SOMIVAL hecht veel waarde aan de privacy van haar leden en de bescherming van uw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. SOMIVAL houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze Privacyverklaring en zijn ook opgenomen in het huishoudelijk reglement van onze vereniging.
  • De verwerking van uw persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
  • Vragen om uw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van uw persoonsgegevens die zich situeren buiten de normale werking van de vereniging.
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van uw persoonsgegevens gewaarborgd is.
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt en waarbij de andere partij bevestigt deze gegevens alleen voor de opgevraagde doeleinden worden aangewend.
  • Op de hoogte zijn van uw rechten als betrokken persoon omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als SOMIVAL, zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze privacyverklaring, of in meer algemene zin, vragen heeft hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:
SOMIVAL vzw
Maatschappelijke Zetel
p/a Secretariaat, Katrien Thys
Hazelaarlaan 28
8790 Waregem
E-mail: secretariaat@somival.be
Telefoon: 0477 62 54 25

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

2. Waarom verwerken wij persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden door SOMIVAL verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond).
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang).
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding: Clubadministratie (gerechtvaardigd belang), sportieve administratie in het kader van stages, kampen,... (contractuele aard).
  • Het deelnemen aan competities en tornooien: Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang) en organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond).
  • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond).
  • Promotie, PR en communicatie waaronder: het beheren van social media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang), het beheren van social media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming), het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang).

3. Welke gegevens verwerken we?

Bij aansluiting worden de volgende persoonsgegevens opgevraagd, Deze gegevens zijn nodig voor het lidmaatschap van onze onze vereniging en worden verzameld en in een bestand (en) opgeslagen naar gelang van de verwerking:

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mail.
  • Naam, voornaam, adres, telefoonnummer en e-mailadres van de persoon of personen die wij in geval van nood moeten kunnen bereiken.
  • Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.
  • Type beperking (motorische, verstandelijke, auditieve, visuele, psychische) of valide.
  • Aanduiding van aandachtspunten waarbij moet rekening gehouden worden in functie van de beperking.
  • Aanduiding graad mobiliteit verplaatsingsmogelijkheden (gebruik van rolstoel).
  • Functie in de vereniging: sporter, individuele begeleider, begeleider, aspirant-begeleider, trainer-coach, redder, arbiter, helper, sympathisant-supporter, bestuurder.

4. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die u aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud (via een Cloud Service Provider).
  • het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting).
  • het verzorgen van IT-infrastructuur (o.a. IT netwerk, servers,...).
  • het verzorgen van de (financiële) administratie en sociaal secretariaat.
  • het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.
  • het verzorgen (en verspreiden) van nieuwsbrieven en uitnodigingen.

We geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkingsovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).
We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen.

5. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende externe partijen:

  • Verbonden organisaties die deel uitmaken van het ecosysteem van de sportfederatie (de federatie zelf, de andere clubs die behoren tot dezelfde federatie,...).
  • Subsidiërende overheden.
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (activiteiten die met twee of meer organisaties zijn uitgewerkt en waarvoor deelnemerslijsten worden uitgewisseld).
  • De sportfederatie Parantee-Psylos en Special Olympics.

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat uw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechterlijk onderzoek.
Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij uw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven uw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.
Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien u ons hiervoor toestemming geeft.
Deze toestemming kan te allen tijde ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.
Uw persoonsgegevens kunnen doorgegeven worden aan landen buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden uw persoonsgegevens beschermd door specifieke contractuele verplichtingen overeenkomstig de verplichtingen van de Europese privacy regelgeving.

6. Miderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger, die het aansluitingsformulier ondertekent.

7. Bewaartermijn

SOMIVAL bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist. SOMIVAL verbindt zich ertoe de gegevens niet langer bij te houden dan 12 maand.

8. Beveiliging van gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • Alle personen die namens SOMIVAL van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
  • We pseudonimiseren en zorgen voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is.
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten.
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen.
  • Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

9. Uw rechten omtrent uw gegevens

U hebt recht van inzage en kopie van de persoonsgegevens die op u betrekking hebben.
U hebt het recht op gegevenswissing (verwijdering) van de persoonsgegevens die we van u ontvangen hebben, en die niet langer strikt noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze werden verwerkt.
U hebt het recht op beperking van gegevensverwerking: indien u bezwaar hebt tegen de verwerking van bepaalde gegevens, kan u vragen om deze verwerking te stoppen.
Tevens kan u bezwaar (verzet) maken tegen de manier waarop bepaalde persoonsgegevens van u verwerkt worden. Zo heeft u het recht zich te verzetten tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor direct marketing-doeleinden (via uitschrijvingsmogelijkheden in e-mails).
Ook heeft u het recht om de door u verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of in opdracht van u direct aan een andere partij.
Via het adres bovenaan deze privacyverklaring of via het adres van de maatschappelijke zetel, kan u ons contacteren om uw rechten uit te oefenen, vergezeld van een motivatie voor uw vraag.
Wij kunnnen u vragen om u te legimiteren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Om misbruik te voorkomen kunnnen wij u daarbij vragen om u adequaat te identificeren.

10. Portretrecht

Door hun deelname aan activiteiten van SOMIVAL gaan de leden en andere belanghebbenden akkoord dat foto’s of bewegende beelden die de algemene sfeer weergeven worden genomen tijdens deze activiteiten en dat deze op de website of in publicaties van SOMIVAL worden gebruikt (cfr. 2 van deze privacyverklaring).
Voor individuele foto’s wordt de toestemming gevraagd.

11. Klachten

Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens dan vragen wij u hierover direct contact met ons op te nemen.

Je hebt altijd het recht een klacht in te dienen bij de Commissie Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA):
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

SOMIVAL kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De eerste uitgave gebeurde op 25 mei 2018.